En cualquier empresa, es crucial gestionar correctamente la tesorería: salarios, gastos de funcionamiento, inversiones, etc. Protegerla permite administrar los imprevistos: desde la sustitución de un aparato, hasta la aparición fortuita de situaciones como la crisis sanitaria de la COVID. El abastecimiento influye en gran medida en las finanzas de un establecimiento, puesto que resulta esencial para la actividad. Así que es preciso tener en cuenta las capacidades de almacenamiento y la dinámica de la actividad, para elegir las cantidades adecuadas y evitar cualquier riesgo de interrupción. En la restauración, comercial o colectiva, por lo tanto, es importante encontrar el equilibrio correcto entre existencias y liquidez. Le ofrecemos algunos elementos para determinarlo y optimizarlo.
Decidir las cantidades necesarias
En primer lugar, es imprescindible saber qué cantidad de cada producto se consume a la semana. Esto implica realizar un balance de las existencias para monitorizar las mercancías vendidas, y conocer bien a los clientes y sus costumbres, así como los factores de variación del consumo (estacionalidad, clima, contexto de eventos, etc.). Por ejemplo, en el caso de los ovoproductos, los huevos duros sin cáscara tienen una demanda especialmente alta en verano, porque son el ingrediente de muchos platos como ensaladas o entrantes.
Saber qué cantidades se consumirán en determinado plazo permite encargar el volumen oportuno para cubrir las necesidades de una manera exacta, y a la vez mantener un margen razonable para absorber las posibles fluctuaciones.
Gestionar el almacenamiento y las fechas de caducidad de los productos
Una vez definidas las cantidades necesarias, es importante cotejarlas con las capacidades de almacenamiento. La disposición de espacios puede ser un factor de limitación, sobre todo en lo referente a los productos frescos o congelados, para los que las superficies son más pequeñas y el consumo energético, mayor. Además, la fecha de caducidad es un factor crucial que considerar, porque puede poner en riesgo la seguridad sanitaria de los clientes y los comensales. Algunos alimentos tienen una fecha de caducidad relativamente prolongada (como por ejemplo los 39 días de las yemas o huevos enteros batidos pasteurizados Cocotine), y otros productos frescos se deben consumir con mayor rapidez. Debido a ello, es necesario tener en cuenta estos plazos para no abastecerse en exceso ni tener que preocuparse por el estado de las reservas. En cualquier caso, para gestionar los flujos de alimentos y ajustar las entregas en consecuencia, es imprescindible aplicar la regla del first-in, first-out (lo primero que entró es lo primero que debe salir).
Optimizar las entregas
En la medida de lo posible, la proximidad geográfica es un elemento al que se debe dar prioridad, porque influye en los costes de transporte. Resulta imprescindible mantener un contacto frecuente con los proveedores, para que estos respondan a la perfección a las expectativas y las necesidades. Este contacto mejora la capacidad de respuesta para ajustar los volúmenes, o en caso de interrupción de las existencias de un producto. En cuanto al tamaño de los pedidos, es preciso encontrar el equilibrio adecuado entre el almacenamiento (con cantidades mayores en cada pedido), la rotación (el consumo de los productos) y la cantidad de entregas. Este cálculo permite reducir los costes, a la vez que protege la liquidez y garantiza la continuidad de la actividad. La frecuencia de las entregas permite procurarse lo necesario, sin sobrecargar las capacidades de almacenamiento ni invertir en exceso en mercancías. Por lo tanto, gestionar correctamente las entregas supone un ahorro de dinero sin perder la flexibilidad.
En resumen, la gestión de la tesorería y del almacenamiento se puede optimizar gracias a un abastecimiento frecuente. La capacidad de respuesta de los proveedores y su proximidad garantizan que usted pueda contar con todos los productos necesarios a su disposición para elaborar su carta y paliar los imprevistos. Es importante elegir correctamente el proveedor. Encontrará nuestras recomendaciones en este artículo sobre los criterios de fiabilidad.
[Checklist] 6 puntos para elegir a su proveedor de ovoproductos
