Löhne, Betriebskosten, Investitionen … Ein gutes Cash-Management ist in jedem Unternehmen entscheidend. Nur durch die Erhaltung der Liquidität kann man unvorhergesehene Ereignisse bewältigen, vom Austausch einer Maschine bis hin zu außergewöhnlichen Situationen wie der Coronakrise. Die Beschaffung hat erhebliche Auswirkungen auf die Finanzlage eines Unternehmens und ist doch die Grundlage seiner Tätigkeit. Deshalb muss man die Lagerkapazitäten und die Dynamik der Geschäftstätigkeit berücksichtigen, um die benötigten Mengen einzukaufen und die Gefahr von Engpässen zu vermeiden. In der Gastronomie wie in der Gemeinschaftsgastronomie ist es deshalb wichtig, den richtigen Mittelweg zwischen Bevorratung und Liquidität zu finden. Wir haben ein paar Punkte zusammengefasst, um dieses Gleichgewicht zu definieren und zu optimieren.
Ermittlung der benötigten Mengen
Zuallererst muss man jeweils die genauen Produktmengen kennen, die jede Woche verbraucht werden. Dafür muss der Lagerbestand bekannt sein, um die verbrauchten Waren zu verfolgen, und man muss seine Kunden und ihre Gewohnheiten gut kennen, ebenso wie die verschiedenen Faktoren für Veränderungen des Verbrauchs (Saisonalität, Wetter, Veranstaltungen …). Zum Beispiel gibt es bei den Eiprodukten im Sommer eine große Nachfrage nach hartgekochten geschälten Eiern, weil sie als Zutat zu vielen Gerichten wie Salaten oder Vorspeisen verwendet werden.
Wenn man die Mengen kennt, die in einem Zeitraum verbraucht werden, kann man genau die richtige Menge bestellen, um seinen Bedarf zu decken, nicht zu viel und nicht zu wenig, aber gleichzeitig eine gewisse Spanne berücksichtigen, um etwaige Schwankungen ausgleichen zu können.
Lagerverwaltung und Haltbarkeitsdaten der Produkte
Nach der Ermittlung der notwendigen Mengen ist es wichtig, sie auf die Lagerkapazitäten abzustimmen. Die Einrichtung Ihrer Betriebsräume kann zu Einschränkungen führen, insbesondere bei frischen oder tiefgefrorenen Lebensmitteln, für die kleinere Flächen, aber mit höherem Energieverbrauch vorhanden sind. Zudem ist das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) ein kritischer Punkt, der beachtet werden muss, denn es geht um die Gesundheitssicherheit Ihrer Kunden oder Gäste. Manche Lebensmittel haben ein relativ langes Mindesthaltbarkeitsdatum (z. B. 39 Tage bei pasteurisiertem Flüssigeigelb oder Flüssigei von Cocotine), andere Frischwaren müssen dagegen schneller verbraucht werden. Deshalb müssen diese Haltbarkeitsfristen berücksichtigt werden, um keine Überbevorratung zu haben, sich aber auch keine Sorgen um den Lagerbestand machen zu müssen. In jedem Fall gilt die FIFO-Regel (First In-First Out), um die Lebensmittelströme zu steuern und seine Lieferungen entsprechend anzupassen.
Optimierung seiner Lieferungen
Soweit möglich sollte die geographische Nähe berücksichtigt werden, weil sie sich unmittelbar auf die Transportkosten auswirkt. Regelmäßige Beziehungen zu Ihrem Lieferanten sind unentbehrlich, damit er Ihre Erwartungen und Bedürfnisse bestmöglich erfüllt. Dieser Kontakt verbessert die Reaktionsfähigkeit, um die Mengen anzupassen oder falls ein Produkt nicht ausreichend bevorratet wurde. Bei den Bestellmengen muss ein gutes Gleichgewicht gefunden werden zwischen Lagerhaltung (mit größeren Mengen nach jeder neuen Bestellung), Umschlag (dem Verbrauch der Produkte) und der Häufigkeit der Lieferungen. Durch eine gute Kalkulation lassen sich die Kosten begrenzen, während gleichzeitig die Liquidität erhalten bleibt und die Kontinuität der Geschäftstätigkeit sichergestellt wird. Mit häufigeren Lieferungen kann man das Benötigte beschaffen, ohne seine Lagerkapazitäten zu übersteigen und zu hohe Investitionen in Waren zu binden. Durch eine gute Steuerung der Lieferungen kann man also Geld sparen und gleichzeitig Flexibilität gewinnen.
Auf diese Weise kann das Cash- und Lagermanagement durch häufige Lieferungen optimiert werden. Die Reaktivität Ihres Lieferanten und seine Nähe gewährleisten, dass Sie alle notwendigen Produkte zur Verfügung haben, um Ihre Speisekarte zusammenzustellen und bei unvorhergesehenen Ereignissen reagieren können. Die Wahl des richtigen Lieferanten ist deshalb wichtig; Sie finden unsere Tipps im folgenden Artikel zu den Zuverlässigkeitskriterien.
[Checklist] 6 Punkte, um Ihren Lieferanten für Eiprodukte richtig auszuwählen
