Salaires, frais de fonctionnement, investissement… La bonne gestion de sa trésorerie est capitale dans toute structure. La préserver permet de gérer les imprévus, depuis le remplacement d’un appareil jusqu’à des situations exceptionnelles comme la crise sanitaire du COVID. L’approvisionnement a un impact fort sur les finances d’un établissement, tout en étant essentiel à son activité. Il s’agit alors de prendre en compte les capacités de stockage et la dynamique de l’activité pour choisir les quantités adéquates et éviter tout risque de rupture. En restauration commerciale comme collective, il est donc important de trouver le bon équilibre entre les stocks et la trésorerie. Voici quelques éléments pour le définir et l’optimiser.
Définir les quantités nécessaires
En premier lieu, il est indispensable de connaître les quantités de chaque produit consommées par semaine. Cela implique de faire un état de ses stocks pour suivre les marchandises écoulées, de bien connaître ses clients et ses habitudes, ainsi que les facteurs de variation de la consommation (saisonnalité, météo, contexte événementiel…). Par exemple pour les ovoproduits, les œufs durs écalés sont particulièrement demandés en période estivale car ils s’intègrent à de nombreux plats comme les salades ou en hors-d’œuvre.
Avoir connaissance des quantités qui seront consommées dans un temps donné permet de commander le juste volume pour satisfaire ses besoins, ni plus ni moins, tout en conservant une marge raisonnable pour absorber les fluctuations.
Gérer son stockage et les DLC des produits
Une fois les quantités nécessaires définies, il est important de les mettre en regard avec ses capacités de stockage. L’agencement de vos espaces peut être un point limitant, notamment concernant le frais ou le surgelé pour lesquels les surfaces sont plus réduites et la consommation énergétique plus importante. De plus, la DLC (Date Limite de Consommation) est un point crucial à prendre en compte car il en va de la sécurité sanitaire de vos clients ou convives. Certains aliments ont une date de péremption relativement longue (comme la coule de jaune d’œufs ou d’œufs entiers pasteurisée Cocotine, de 39 jours), d’autres produits frais doivent être consommés plus rapidement. Il est donc nécessaire de prendre ces délais en considération pour ne pas faire de sur-stockage tout en ne s’inquiétant pas de l’état des réserves. Dans tous les cas, la règle du first-in, first-out est indispensable pour gérer les flux des denrées alimentaires et ajuster ses livraisons en conséquence.
Optimiser ses livraisons
Autant que faire se peut, la proximité géographique est un élément à prendre en compte car elle influe sur le coût du transport. Des relations régulières sont indispensables avec votre fournisseur pour qu’il réponde au mieux à vos attentes et à vos besoins. Ces échanges permettent d’améliorer la réactivité pour ajuster les volumes ou en cas de rupture de stock d’un produit. Concernant la taille des commandes, il s’agit de trouver le juste équilibre entre le stockage (avec des quantités plus importantes à chaque commande), le roulement (la consommation des produits) et le nombre de livraisons. Ce calcul permet de limiter les frais tout en gardant de la trésorerie et en assurant la continuité de son activité. La fréquence des livraisons permet de se procurer le nécessaire sans surcharger ses capacités de stockage et trop investir dans les marchandises. Bien gérer ses livraisons permet donc de faire des économies tout en ayant de la flexibilité.
La gestion de la trésorerie et du stockage peut ainsi être optimisée grâce à des approvisionnements fréquents. La réactivité de votre fournisseur, sa proximité, vous assurent d’avoir tous les produits nécessaires à disposition pour l’élaboration de votre carte et de pallier les impondérables. Faire le choix du bon fournisseur est important ; retrouvez nos conseils dans cet article sur les critères de fiabilité.
[Checklist] 6 points pour bien choisir votre fournisseur d'ovoproduits
